Jak za pomocą zwykłego programu pocztowego wysyłać newsletter?

Z tego artykułu i video dowiesz się, jak prawidłowo zrobić wysyłkę newslettera lub korespondencję masową za pomocą zwykłego programu pocztowego.

Korespondencja masowa – co to jest?

Odpowiem na przykÅ‚adzie  – otóż czasem musimy rozesÅ‚ać jednÄ… i tÄ™ samÄ… treść wiadomoÅ›ci do wielu odbiorców. DokÅ‚adnie taka sama sytuacja ma  miejsce przy rozsyÅ‚aniu do prenumeratorów zamówionego newslettera. Czynność ta sama, lecz w pierwszym przykÅ‚adzie może to być dziaÅ‚anie sporadyczne i czÄ™sto nagÅ‚e do wykonania, np.: “Pani Krysiu proszÄ™ zaprosić naszych klientów i sympatyków na prezentacjÄ™ nowego produktu“. Mamy wiÄ™c bazÄ™ mailowÄ… do użycia innÄ… niż osoby prenumerujÄ…ce newsletter. Na szczęście obie czynnoÅ›ci można zrobić tÄ… samÄ… metodÄ… za pomocÄ… programu pocztowego.

Dobry program pocztowy

Do realizacji zadania wykorzystam popularny i wszechstronny program do poczty e-mail, jakim jest The Bat. Jak każdy dobry program do obsługi poczty, The Bat posiada opcję szablonów podręcznych jak i korespondencji masowej. Całość czynności do wykonania to:

1. Utworzyć szablon wiadomości, którą będziemy rozsyłać.
2. Wybrać grupę odbiorców i wygenerować do każdego z nich wiadomość.
3. Wysłać korespondencję.

Szablon wiadomości

Przygotujemy wiadomość oraz ją spersonalizujemy, używając imienia odbiorcy. Imię wstawimy w odpowiednim przypadku, czyli w wołaczu.

Uruchamiamy The Bat’a – z menu “narzÄ™dzia” wybieramy pozycjÄ™ “szablony podrÄ™czne” lub naciskamy skrót klawiszowy “Shift+Ctrl+Q”.

Otworzy siÄ™ edytor szablonów. Naciskamy “Utwórz nowy szablon” lub ikonkÄ™ tworzenia szablonu. Najpierw poniżej okna treÅ›ci wiadomoÅ›ci nadajmy szablonowi nazwÄ™ i identyfikator oraz zaznaczmy checkbox przy opcji “użyj dla nowych wiadomoÅ›ci i poczty seryjnej“.

Teraz możemy przystąpić do tworzenia treści wiadomości. Musi być ona kompletna i zawierać wszystkie zgodne ze sztuką pisania listów elementy takie jak: przywitanie, dobrze sformatowane akapity, delimiter, sygnaturkę. Przykładową wiadomość widzisz poniżej.

Trzy przydatne polecenia typu makro

Zwróć uwagÄ™, że w edytorze wiadomoÅ›ci możesz wykorzystywać polecenia makra. To gotowe do użycia funkcje, które za Ciebie zrobi komputer. AutomatyzujÄ… i uÅ‚atwiajÄ… pracÄ™. Polecenie makro można wybrać z menu “Makra” lub, znajÄ…c skÅ‚adniÄ™ polecenia, wpisać je rÄ™cznie. Ja z menu “Makra -> zdefiniowane pola” wybraÅ‚em makro %Subject=”" , dziÄ™ki któremu nadaÅ‚em wiadomoÅ›ci tytuÅ‚, czyli powiedziaÅ‚em programowi pocztowemu, co ma wstawić w pole “tytuÅ‚” tworzonego e-maila. To polecenie makro jest obowiÄ…zkowe, gdyż każda wiadomość powinna mieć tytuÅ‚. PamiÄ™taj, od dobrego tytuÅ‚u zależy, czy odbiorca w ogóle przeczyta TwojÄ… wiadomość!

Kolejne makro, jakie użyÅ‚em, to polecenie pobierajÄ…ce z książki adresowej imiÄ™ odbiorcy %ToFName. Gdy już mam imiÄ™, to kolejnym poleceniem  %Wolacz(imiÄ™) wybieram formÄ™ woÅ‚acza dla pobranego imienia, które zawsze jest w mianowniku.  Jedno polecenie makro zamykam wiÄ™c w drugim, o tak: %Wolacz(%ToFName). Efektem dziaÅ‚ania tych dwu poleceÅ„ bÄ™dzie wstawienie do wiadomoÅ›ci imienia w odpowiedniej formie. DziÄ™ki temu Å‚adnie spersonalizujemy wiadomość. Zamykamy edytor, klikajÄ…c “ok“. Program utworzy nowy szablon wiadomoÅ›ci.

Poczta seryjna według szablonu

Teraz pozostaje nam wejść do książki adresowej i wybrać listÄ™ odbiorców. Ja wybieram istniejÄ…cÄ… grupÄ™ odbiorców, a jeÅ›li takiej nie mam, to z książek adresowych metodÄ… “kopiuj wklej” wybieram pojedyncze kontakty, do których wyÅ›lÄ™ wiadomość.

Wskazujemy grupÄ™, do której chcemy wysÅ‚ać wiadomość. Z menu “Plik” wybieramy opcjÄ™ “Poczta seryjna wedÅ‚ug szablonu“, wskazujÄ…c nasz chwilÄ™ temu utworzony szablon.

Otworzy siÄ™ okienko “tworzenie listy wysyÅ‚kowej“, które jest podsumowaniem i potwierdzeniem tego, co chcemy zrobić. Okno to zawiera jeszcze dodatkowe opcje, które tutaj nie sÄ… nam potrzebne. DomyÅ›lne ustawiania sÄ… prawidÅ‚owe. Naciskamy “ok“. W tym momencie program chwilÄ™ siÄ™ zamyÅ›li – im wiÄ™ksza grupa docelowa, tym dÅ‚użej The Bat popracuje. Podczas tego “zamyÅ›lenia” zostanie w folderze wiadomoÅ›ci “do wysyÅ‚ki” utworzona do każdej osoby z osobna wiadomość na podstawie szablonu.

Zajrzyj do folderu wiadomoÅ›ci “do wysyÅ‚ki” , jest tam tyle wiadomoÅ›ci, ile osób byÅ‚o we wskazanej bazie adresowej. Każda wiadomość jest Å‚adnie spersonalizowana.

Wysyłka korespondencji

Jedyne co pozostaje, to rzucić okiem w utworzone wiadomoÅ›ci, czy sÄ… prawidÅ‚owe. JeÅ›li wszystko jest jak należy, naciskamy “WyÅ›lij“. Program rozpocznie i zrealizuje wysyÅ‚kÄ™.

Zrobione!

Chcesz wiedzieć, jak wysyłać wiadomości w formacie HTML? Jak dodać do The Bat makro odmienione imię? Jakie są jeszcze inne, proste sposoby prawidłowego wysyłania korespondencji masowej? Zapraszam na szkolenie, gdzie ja, wraz z innymi ekspertami w tej dziedzinie, nauczę Cię, jak to zrobić

Szkolenie – skuteczny e-mail w biznesie